Порядок использования личного автомобиля в служебных целях

Полезная информация по теме: "Порядок использования личного автомобиля в служебных целях". Здесь собрана и обработана имеющаяся информация по теме. Мы постарались приподнести ее в удобном и понятном виде. Если у вас возникнут вопросы, просьба задавать их нашему дежурному консультанту.

Порядок оформления и выплаты компенсации работникам за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок

Каков порядок оформления и выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок в учреждениях и организациях, финансируемых из средств муниципального бюджета?

На практике бюджетные учреждения нередко вынуждены использовать личные автомобили работников для решения стоящих перед ними задач.

В связи с этим сотрудникам за счет бюджетных средств может производиться одна из следующих выплат:

  • компенсация за использование личного автомобильного транспорта;
  • арендная плата на основании договора аренды транспортного средства.

От выбранного учреждением способа оплаты зависит порядок планирования расходов в бюджетной смете, а также порядок уплаты налогов и страховых взносов.

Выплата компенсации

Выплата компенсации за использование автомобиля, являющегося личным имуществом работника, регулируется нормами трудового законодательства. В ст. 188 ТК РФ сказано, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:

  • выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;
  • возмещаются расходы, связанные с их использованием.

При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, для выплаты компенсации работнику за использование личного автомобиля стороны должны заключить соглашение об использовании личного имущества работника. Для заключения соглашения работник должен представить документы, подтверждающие право собственности на автомобиль или право управления и распоряжения автомобилем (копию паспорта транспортного средства, заверенную в установленном порядке, или доверенность).

В настоящее время выплата работникам бюджетных учреждений компенсации за использование ими личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок производится в пределах норм, установленных приказом Минфина России от 04.02.2000 N 16н (далее — Приказ N 16н). Следовательно, в бюджетной смете учреждения компенсация за использование работником личного транспортного средства может быть запланирована в размерах, не превышающих установленные Приказом N 16н предельные нормы.

Разъяснения о порядке применения бюджетными учреждениями норм компенсации за использование личных легковых автомобилей сотрудников для служебных поездок даны в письмах Минфина России от 20.10.2003 N 14-04-12/5, от 13.04.2007 N 14-05-07/6.

Условия выплаты компенсации работникам бюджетных учреждений за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок, а также порядок применения предельных норм, предусмотренных законодательством, установлен письмом Минфина России от 21.07.1992 N 57.

Выплата компенсации работникам учреждений за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей производится в тех случаях, когда их работа по роду служебной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

[1]

При этом размер компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля иностранной марки зависит от того, к какому классу автомобиля по своим техническим параметрам может быть приравнен этот автомобиль.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации. Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. В размерах компенсации работнику уже учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Таким образом, при выплате работнику компенсации за использование его автомобиля в служебных целях работник самостоятельно оплачивает все расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией автомобиля (ГСМ, приобретение запчастей, ремонт и т.д.). В этом случае учреждение выплачивает работнику только компенсацию, размер которой установлен приказом руководителя.

Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За время нахождения работника в отпуске, командировке, отсутствия на работе вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается. Выплата компенсации руководителям бюджетных учреждений производится с разрешения вышестоящих органов управления.

Рассматриваемая компенсация в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ освобождается от обложения НДФЛ. По мнению финансового ведомства, для того чтобы компенсация не облагалась НДФЛ, необходимо установить ее размер в локальном акте и (или) в трудовых (коллективных) договорах с работниками (смотрите письма Минфина России от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47). Как было указано выше, применительно к бюджетным учреждениям размер компенсации не должен превышать установленные Приказом N 16н предельные нормы (смотрите письмо Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6). Финансовое ведомство также отмечает, что для освобождения указанных сумм от налогообложения необходимы документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику. Также в наличии должны быть расчеты компенсаций и документы, подтверждающие факт использования имущества и величину произведенных расходов.

Сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику бюджетного учреждения за использование личного транспорта в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами, уплачиваемыми в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ, в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (п. 2 ч. 1 ст. 9 Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ)

В соответствии с п. 4 Правил. (утверждены постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184) страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются на выплаты, установленные Перечнем выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ (утвержден постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765). Согласно п. 10 Перечня на суммы, выплачиваемые работникам в возмещение расходов, и иные компенсации, связанные с выполнением работниками трудовых обязанностей, не превышающие норм, предусмотренных законодательством, взносы на страхование от несчастных случаев не начисляются.

Приведенная позиция подтверждается положениями письма Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19.

Арендная плата

Нормы компенсации за использование личного автомобильного транспорта, установленные для бюджетных учреждений, не в полной мере соответствуют текущей экономической ситуации.

Поэтому на практике с работниками бюджетных учреждений нередко заключаются договоры аренды транспортного средства. При этом данные расходы должны быть предусмотрены бюджетной сметой, утвержденной в установленном порядке.

По договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК РФ). В соответствии с гражданским законодательством РФ организация может заключить либо договор аренды транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ), либо договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ).

Читайте так же:  Распределение дохода от предпринимательской деятельности

При этом необходимо учитывать, что право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику. Арендодателями могут быть также лица, управомоченные законом или собственником сдавать имущество в аренду (ст. 608 ГК РФ). Таким образом, арендодатель должен предоставить учреждению документы, подтверждающие право собственности на автомобиль.

Договор аренды без экипажа целесообразно заключать, если работник использует арендованное транспортное средство для исполнения своих должностных обязанностей в пределах установленного рабочего времени. По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ).

Арендатор в течение всего срока действия договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ). Арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ).

Учреждение может также заключить договор аренды с экипажем. Обращаем внимание, что оказание услуг по управлению транспортным средством по договору аренды транспортного средства с экипажем может производиться сотрудником только в нерабочее время. В противном случае сотрудник будет получать за выполнение трудовых функций, предусмотренных трудовым договором, не только заработную плату, но и вознаграждение по договору аренды.

В соответствии со ст. 107 ТК РФ видами времени отдыха являются: перерывы в течение рабочего дня (смены); ежедневный (междусменный) отдых; выходные дни (еженедельный непрерывный отдых); нерабочие праздничные дни; отпуска. Временем отдыха работник распоряжается самостоятельно.

Гражданско-правовые отношения по договору аренды транспортного средства с экипажем в соответствии со ст. 11 ТК РФ судом могут быть переквалифицированы в трудовые. Чтобы этого не произошло, необходимо соблюдать следующие условия:

  • предмет договора не должен совпадать с должностными обязанностями сотрудника;
  • в договоре не должно быть положений, которые содержат элементы трудовых отношений.

По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов (ст. 636 ГК РФ).

В то же время обязанность по поддержанию надлежащего состояния сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей, лежит на арендодателе (ст. 634 ГК РФ).

Доходы физического лица, полученные от сдачи в аренду автомобиля, признаются объектом налогообложения и подлежат обложению НДФЛ по налоговой ставке в размере 13% (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ, ст. 210 НК РФ, п. 1 ст. 224 НК РФ). Учреждение в данном случае является налоговым агентом и должно удержать налог при выплате арендной платы (ст. 226 НК РФ).

Страховыми взносами на обязательное социальное страхование, уплачиваемыми в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 N 212-ФЗ, и взносами на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний вознаграждения, выплачиваемые гражданам по договорам гражданско-правового характера, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), и договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не облагаются (смотрите ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; п. 22 Перечня, утвержденного постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765, письмо Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 N 550-19).

Таким образом, при использовании автомобиля работника учреждение может выбрать наиболее приемлемый для себя вариант: выплачивать компенсацию за использование работником личного автомобиля в служебных целях либо заключить с работником договор аренды транспортного средства.

Поскольку нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей, установленные действующим законодательством, не отвечают современным экономическим условиям и уровню цен, в случае, если учреждение планирует осуществлять расходы на ГСМ и другие эксплуатационные расходы по использованию автомобиля работника, на наш взгляд, оптимальным является заключение с работником договора аренды транспортного средства без экипажа. Аналогичные рекомендации содержатся в письме Минфина России от 26.05.2009 N 03-03-07/13.

Семенюк Александр,
Пименов Владимир,
эксперты службы
Правового консалтинга ГАРАНТ

Статья опубликована в журнале
«Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях»
№ 3 февраль 2011 год

  1. Постановление Правительства РФ от 07.07.1999 N 765
  2. Приказ Минфина России от 04.02.2000 N 16н.
  3. Письмо Минздравсоцразвития РФ от 12.03.2010 N 550-19.
  4. Трудовой кодекс РФ.

Постановление Правительства РФ от 30 декабря 2011 г. N 1199 «О выплате денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации»

Постановление Правительства РФ от 30 декабря 2011 г. N 1199
«О выплате денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации»

В соответствии со статьей 3 Федерального закона «О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила выплаты денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации.

2. Установить следующие предельные размеры денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях:

легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 3300 рублей в месяц;

легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 4100 рублей в месяц;

мотоциклы — 1650 рублей в месяц.

3. Финансирование расходов, связанных с реализацией настоящего постановления, осуществляется Министерством внутренних дел Российской Федерации и иными федеральными органами исполнительной власти, в которых проходят службу сотрудники органов внутренних дел Российской Федерации, за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, предусмотренных на указанные цели.

4. Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2012 г., а в отношении лиц, указанных в части 2 статьи 20 Федерального закона «О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», — с 1 января 2013 г.

Председатель Правительства
Российской Федерации

30 декабря 2011 г.

Правила
выплаты денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации
(утв. постановлением Правительства РФ от 30 декабря 2011 г. N 1199)

Читайте так же:  Срок рассмотрения дела арбитражным судом первой инстанции

1. Настоящие Правила определяют порядок выплаты денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (далее — денежная компенсация) сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации (далее — сотрудники).

2. Денежная компенсация выплачивается сотрудникам, служебная деятельность которых носит разъездной характер в соответствии с их служебными обязанностями.

3. Основанием для использования сотрудником личного транспортного средства в служебных целях является приказ руководителя соответствующего органа (подразделения, организации).

4. Для получения денежной компенсации сотрудник подает рапорт на имя руководителя соответствующего органа (подразделения, организации), к которому прилагает следующие документы:

а) копия свидетельства о регистрации личного транспортного средства (паспорта личного транспортного средства);

б) путевой лист, обязательные реквизиты и порядок заполнения которого утверждены федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;

в) документы, подтверждающие расходы на эксплуатацию личного транспортного средства в служебных целях (затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, текущий ремонт).

5. Копия свидетельства о регистрации личного транспортного средства (паспорта личного транспортного средства) заверяется в установленном порядке или представляется с предъявлением оригинала.

6. Денежная компенсация выплачивается по месту службы сотрудника за истекший месяц одновременно с выплатой денежного довольствия за текущий месяц на основании приказа руководителя соответствующего органа (подразделения, организации), в котором указывается сумма денежной компенсации.

7. Сотрудникам, использующим личное транспортное средство в служебных целях по доверенности его собственника, денежная компенсация выплачивается в порядке, установленном настоящими Правилами.

Некоторым сотрудникам ОВД полагается денежная компенсация за использование личного транспорта в служебных целях.

Речь идет о сотрудниках, работа которых носит разъездной характер.

Сотрудник пользуется личным транспортом в служебных целях на основании приказа руководителя соответствующего органа (подразделения, организации).

Чтобы получить денежную компенсацию, сотрудник подает рапорт на имя руководителя. К нему прилагаются копия свидетельства о регистрации ТС (паспорта ТС), путевой лист и документы, подтверждающие расходы на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт ТС.

Копия свидетельства (паспорта) заверяется в установленном порядке или представляется с предъявлением оригинала.

Денежная компенсация выплачивается по месту службы сотрудника за истекший месяц одновременно с денежным довольствием за текущий. Об этом издается приказ руководителя.

Максимальный размер компенсации за использование легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно составляет 3 300 руб. в месяц; свыше 2 000 куб. см — 4 100 руб.; мотоцикла — 1 650 руб.

Компенсация также выплачивается сотрудникам, которые пользуются личным транспортом в служебных целях по доверенности его собственника.

Постановление вступает в силу с 1 января 2012 г., а в отношении сотрудников ОВД, прикомандированных к ГФС России и ФМС России, — с 1 января 2013 г.

Постановление Правительства РФ от 30 декабря 2011 г. N 1199 «О выплате денежной компенсации за использование личного транспорта в служебных целях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации»

Настоящее постановление вступает в силу с 1 января 2012 г., а в отношении лиц, указанных в части 2 статьи 20 Федерального закона «О социальных гарантиях сотрудникам органов внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», — с 1 января 2013 г.

Текст постановления опубликован в «Российской газете» от 13 января 2012 г. N 5, в Собрании законодательства Российской Федерации от 9 января 2012 г. N 2 ст. 291

КонсультантПлюс:Форумы

Страницы: 1

  • Список форумов
  • ::Актуальные вопросы
  • :: Использование личного авто в служебных целях

#1 19.03.2008 09:23:06

Использование личного авто в служебных целях

Дир. хочет использовать личный автомобиль в служебных целях. Подскажите порядок оформления и учета выдачи компенсации. какие документы нужно прилагать? Как в налоговом учете отразится компенсация за использование авто?
Всем спасибо.

[2]

#2 19.03.2008 13:59:37

Re: Использование личного авто в служебных целях

Какие нужны документы для обоснования выплаты сотруднику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации. В нем устанавливаются размеры такой компенсации. Кроме того, в бухгалтерии должна быть копия технического паспорта автомобиля. Об этом «УНП» заявила Надежда Киреева, главный государственный инспектор отдела налогообложения прибыли (доходов) УФНС России по г. Москве.
Также, как утверждает эксперт, нужно вести учет служебных поездок. Для этого используются путевые листы.
Если же работник пользуется машиной по доверенности, то компенсация выплачивается в таком же порядке, что и за машину, принадлежащую сотруднику на праве собственности, заявила Н. Киреева.

Новые документы для бухгалтера. Комментарии
Выпуск от 26.12.2007

[3]

1. Облагаются ли НДФЛ компенсации за использование личного транспорта в служебных целях?

Название документа:
Письмо УФНС России по г. Москве от 28.08.2007 N 28-17/1269

Применение документа (выводы):
С сумм компенсаций, выплачиваемых работникам за использование личного транспорта в служебных целях в размере, который превышает нормы, предусмотренные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92:
1) необходимо уплачивать НДФЛ, как рекомендуют контролирующие органы;
2) НДФЛ платить не нужно, однако в этом случае возможны споры с налоговыми органами

НОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА. ВЫПУСК ОТ 01.08.2007
7. Арендная плата, выплачиваемая работнику за аренду автомобиля, и возмещение расходов по его эксплуатации не облагаются ЕСН
Письмо Минфина России от 13.07.2007 N 03-04-06-02/138

Пунктом 1 ст. 236 НК РФ предусмотрено, что ЕСН не облагаются выплаты по гражданско-правовым договорам, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество, а также по договорам, связанным с передачей в пользование имущества. Минфин России разъяснил, что к таким сделкам относятся, в частности, договоры аренды (кроме договора аренды транспортного средства с экипажем). Поэтому арендная плата, выплачиваемая работнику за аренду транспортного средства, и сумма возмещения расходов по его эксплуатации не облагаются ЕСН.

Видео (кликните для воспроизведения).

Как в налоговом учете отразится компенсация за использование авто?

Пропишите ее в допнике к трудовому договору и отражайте в расходах на оплату труда

Предоставление компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

Если работник вынужден пользоваться собственным автотранспортом в служебных целях, то ему положена выплата компенсации. Этот пункт отмечен в статье 188 ТК РФ. Сотрудник имеет возможность использовать собственный автомобиль по договоренности с руководителем предприятия. Компенсация предоставляется даже за единичное пользование транспортом в должностных целях.

В Трудовом кодексе указывается, на что конкретно идет компенсация:

  • амортизацию автотранспорта;
  • оплату затрат на ГСМ (бензин, топливо);
  • техобслуживание.

Соглашение о покрытии расходов

В соглашении между руководителем и сотрудником должна отражаться информация:

  • о марке транспорта работника, годе выпуска;
  • о сумме компенсации, приведенных расчетах, сроках по выплатам.
Читайте так же:  Список документов для регионального материнского капитала

Часть предприятий издает указ о выплате компенсации. Если в нем присутствует подпись работника, то в суде документацию приравнивают к соглашению. Однако рекомендуется составить именно соглашение, чтобы не инициировать ненужные споры.

В соглашении между руководителем и подчиненным есть возможность указать 2 вида компенсации одновременно: и на ГСМ-расходы, и на износ автотранспорта. В законодательстве не прописаны конкретные суммы, поэтому мера возмещения затрат за пользование собственным автомобилем устанавливается в каждой организации.

Контролирующие органы РФ для верного расчета налогов предлагают учитывать степень износа автомобиля и время его эксплуатации. Необходимо использовать простые расчеты, отображаемые в соглашении:

  1. Сумма выделяемых средств равна сумме амортизации транспорта. Расчеты ведутся в текущем периоде.
  2. Вести расчеты, исходя из стоимости 1 км автопробега по должностным обязанностям. Расценки можно заимствовать у такси.

Налоговый учет

Письмо Министерства Финансов от 20 апреля 2015 г., №03-04-06/22274 и указ Минтруда от 27 июля 2016 г., №17-3/В-291 указывают, что компенсация за пользование личным имуществом в служебных целях не облагается налогом на доходы физлиц (НДФЛ).

Страховые взносы также не облагаются налогом в размере, согласованным с руководителем предприятия, и не упоминаются в справке о доходах.

Документы для оформления компенсации

Для доказательства того факта, что сотрудник не получает доход от использования собственного авто, нужно собрать документы:

  1. Между руководителем и подчиненным заключается соглашение, которое дополняет действующий ТД. Если использование собственного имущества в должностных целях оговаривается на собеседовании, то этот пункт вписывается в договор.
  2. Копия документа о регистрации транспорта. Она необходима для доказательства прав на авто, т. к. возмещение расходов полагается за пользование собственным имуществом. Мнения контролирующих органов о возмещении затрат на транспорт, управляемый на основании доверенности, разделилось. Существуют записи, которые как разрешают данную выплату, так и запрещают ее.
  3. Документы для учета рабочих поездок. Путевые и маршрутные листы оформляются при условии компенсации, которая перечисляется с учетом служебного пробега.
  4. Если компенсация предоставляется по фиксированной ставке, то документация оформляется любым удобным способом: маршрутные листы, журнал учета командировок.

Важно! Если для учета выплат используется собственная форма, то в нее необходимо включать реквизиты первичной документации. Форма должна соответствовать политике предприятия.

  • Чеки, квитанции на оплату ГСМ и прочие расходы работнику компании следует предоставлять вместе с авансовым отчетом. Согласно предоставленным квитанциям оплачивается денежная компенсация. Покрытие расходов на бензин осуществляют, учитывая его действительный расход и лимит, утвержденный в технической документации.
  • Покрытие затрат, которое указано в соглашении и трудовом договоре. Размер компенсации утверждается в приказе или расчетном листе. Сумма возмещения может быть указана и в двустороннем соглашении, если выплачивается по фиксированной ставке.
  • Компенсация за использование собственного авто

    Ст. 272 НК РФ, п. 7 гласит: компенсация денежных средств за пользование собственным автотранспортом по служебным нуждам отображается в расходах на дату выплаты. При оплате налога на прибыль следует руководствоваться нормативами, указанными в Постановлении Правительства РФ, 08. 02. 02, №92:

    • Если объем двигателя легкового транспорта сотрудника 2000 куб. см, то размер компенсации не может превышать утвержденную норму, а именно 1200 рублей.
    • Если двигатель объемом выше 2000 куб. см, то предоставляется выплата 1500 рублей.

    Ограничения на размер компенсации за использование грузового транспорта в должностных целях не утверждаются на законодательном уровне. Категория автотранспорта отмечена в ТС или ПТС. Чтобы учесть компенсации для налога на прибыль, нужно собрать ту же документацию, что и для НДФЛ.

    Аренда авто в служебных целях

    Утвержденная сумма возмещения денежных средств за пользование автомобилем по служебным нуждам очень мала. Поэтому если в должностные обязанности входят постоянные разъезды, стоит заключить договор аренды. За арендованный транспорт служащему также полагается компенсация. Авто можно взять в аренду вместе с сотрудником. При аренде автомобиля без сотрудника ответственным лицом назначается уполномоченное лицо организации.

    Для работодателя на УСН преимущество заключается в уменьшении налоговой базы (согласно ст. 346 НК РФ, п.1). Расходы на содержание транспорта несет работодатель и может включать их в статью расходов.

    В обеих ситуациях необходимо:

    1. Заключить договор аренды.
    2. Установить сумму компенсационных ежемесячных платежей.
    3. Передать транспорт по акту.

    Важно! Ежемесячные платежи аренды работодатель включает в доход своего сотрудника. Компенсация облагается НДФЛ по ставке 13% (по статье 226 НК РФ п.1, ст. 224 п.1). Страховые взносы платить не придется.

    Бухгалтерский учет компенсации

    Возмещение денежных средств отображается в статье затрат на дату перевода компенсации. Расходы списываются на те же счета, что и зарплата сотрудника. (Счет 44 — Расходы на продажу, счет 20 — Основное производство, счет 26 — Общехозяйственные расходы).

    Когда дата перевода денежных средств не совпадает с ее фактической выплатой, возникает разница во времени. Рекомендуется осуществлять выплаты сотруднику в месяце их начисления. Если в налоговом и бухучете фигурируют разные суммы, то организации, регулярно имеющей разницу в отчете, начисляются увеличенные платежи по налогу на прибыль в текущем периоде, согласно Приказу Минфина РФ №114, ред. 24.12.2010.

    Пример. Компенсация сотруднику предприятия

    ООО «Ибис» перечислило 23.07.2017 г. на зарплатную карту работника компенсацию за пользование собственным авто в размере 4000 рублей за июль 2017 г. Для отражения налога на прибыль выплата предоставлена по нормативу — 1500 рублей, т.к. объем двигателя личного транспорта выше 2000 куб.см. В бухучете будут отражены проводки:

    Наименование операции Дебет Кредит Сумма, руб.
    Начислена выплата служащему 73 51 4000
    Компенсация отражена в расходах 44 73 4000
    Налоговое обязательство: (4000 — 1500) х 20% 99 68 500

    Недостатки компенсации по фиксированной ставке

    Единый размер выплат целесообразно устанавливать для служащих, чья деятельность связана с регулярными служебными поездками. Если сотрудник пользуется автомобилем несколько дней в месяц, а его компенсация неизменна, то могут возникнуть недопонимания с контролирующими органами.

    Если для сотрудника утверждено фиксированное возмещение затрат — 3000 рублей в месяц, а из 21 рабочего дня маршрутные листы составлены лишь на 17, то сумма выплаты, не облагаемая НДФЛ, рассчитывается:
    3000 руб. / 20 х 17 = 2550 рублей. Так считают одни представители контролирующих органов. Однако другая сторона утверждает, что сумму компенсации необходимо выплачивать независимо от фактического количества дней пользования автомобилем.

    Поэтому возмещение затрат по фиксированной ставке рекомендуется предоставлять сотрудникам, использующим автотранспорт в должностных целях регулярно. В иных ситуациях лучше оформлять выплаты с помощью путевых листов и иных документов.

    Читайте так же:  Увеличение предельного возраста пребывания на военной службе

    Порядок расчета и выплаты компенсации сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях

    Когда предприятие не располагает средствами для предоставления сотрудникам арендованных или приобретенных служебных автомобилей, для совершения рабочих поездок они вынуждены использовать личный транспорт. В этих условиях организации обязаны ежемесячно компенсировать все затраты, понесенные трудящимися в ходе эксплуатации личных машин в служебных целях.

    Когда сотруднику положена компенсация за использование личного автомобиля

    Регламент расчета и начисления компенсации за использование личного автомобиля должен быть зафиксирован в организации документально. Он может издаваться в качестве дополнения к трудовым договорам, прописываться в должностных инструкциях и т.д.

    Если автомобиль сотрудника используется им, чтобы добираться до работы, затраты не подлежат возмещению. Исключения составляют моменты, когда в ходе таких поездок работник доставляет товары, работает в таксопарке или же развозит по домам сотрудников предприятия.

    Основания для выплаты компенсации

    Основаниями для возмещения затрат за использование транспорта работника в служебных целях могут являться следующие документы:

    • Приложение или допсоглашение к трудовому контракту. В таком случае возврат начисляется, когда работа гражданина носит разъездной характер. Транспортное средство работника используется только им.
    • Соглашение аренды авто, согласно которому личная машина работника передается во временное пользование организации. При этом работодатель становится ответственным за оформление страховки, проведение ремонтных и обслуживающих работ, оплату транспортных расходов и т.д.
    • Договор об использовании личного автомобиля в служебных целях, подразумевающий оказание компании транспортных услуг. Такой документ носит гражданско-правовой характер, в нем прописываются сроки начисления денежных сумм и точный размер компенсации.

    При наличии документа, регламентирующего обязанность компании по возмещению транспортных расходов гражданину, денежные средства начисляются на основании приказа о выплате компенсации, издаваемого руководителем.

    Правила оформления компенсации

    Денежное возмещение за расходы, понесенные владельцем ТС в процессе его эксплуатации в служебных целях, требует документального оформления:

    • Соглашение, в котором прописываются особенности будущего использования машины. Приводится подробное описание транспорта: марка и модель, государственный регистрационный номер, тип, год производства. Также в договоре фиксируется сумма компенсации или алгоритм ее расчета, порядок оплаты.
    • Личные документы, подтверждающие наличие прав собственности на ТС: копия техпаспорта и договора страхования ОСАГО.

    Сумма компенсации определяется исходя из затрат, указанных в путевых листах. К ним прикладываются документы, подтверждающие расходование личных денежных средств гражданина на обслуживание машины в рабочее время.

    Какие расходы подлежат возмещению

    Обязательной оплате подлежат:

    • текущий ремонт машины (оплачиваются только процедуры, которые потребовались во время использования ТС организацией);
    • плановое и внеплановое техническое обслуживание;
    • амортизация ТС;
    • стоимость парковочных мест;
    • приобретение топлива, смазки, незамерзающей жидкости и других расходных материалов (ГСМ).

    Если ТС берется организацией в аренду, то дополнительно оплачивается:

    • стоимость полиса страхования ОСАГО;
    • траты на содержание автомобиля;
    • оплата нанесенного вреда третьим сторонам, например, при дорожно-транспортных происшествиях.

    ВАЖНО! Если работник не предоставил чеки или квитанции с автозаправочной станции, то производится списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях без возмещения их стоимости.

    Указанные траты являются обязательным к оплате. Перечень может дополняться соответствующими пунктами договора, оформляемого между владельцем авто и предприятием, по обоюдному согласию.

    Порядок расчета и размер выплаты

    Законодательство не ограничивает работодателей в вопросе определения максимальной суммы возврата использования личных автомобилей сотрудников для рабочих нужд. Минимальные же значения таковы:

    • легковой транспорт с объемом двигателя до 2000 куб. см – 1,2 тыс. руб.;
    • легковой транспорт с объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 1,5 тыс. руб.;
    • мотоциклетный транспорт – 0,6 тыс. руб.

    Все затраты на обслуживание машин, их ремонт, технический осмотр и т.д. оплачиваются полностью.

    Пример расчета

    Оплате подлежат только фактически отработанные сотрудником дни. Соответственно, период его отсутствия исключается. Сумма рассчитывается по следующим условиям:

    • установленный договором размер начисления – 6 тыс. руб. ежемесячно;
    • месяцы, за которые начисляется выплата – апрель и май;
    • в течение оплачиваемого периода работник оформлял больничный – 16 суток временной нетрудоспособности.

    Таким образом, размер помощи за два месяца будет составлять:

    • Количество рабочих дней в периоде: 21 + 20 = 41 день.
    • Сумма за сутки: 6 000 * 2 (за два месяца) / 41 = 292 руб. 68 коп.
    • Фактические отработанные дни: 41 – 16 = 25 дней.
    • Итоговая сумма возмещения: 25 * 292,68 = 7 тыс. 317 руб.

    Таким образом, перевод денежных средств за использование собственного автомобиля в рабочих целях за отработанные дни будет равен 7317 рублей.

    Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации

    Описываемая помощь не подлежит обложению подоходным налогом. Она выплачивается работнику в полном размере без каких-либо удержаний. Помимо НДФЛ, с этой суммы также не уплачиваются взносы в Пенсионный фонд, на обязательное медицинское страхование и в ФСС.

    Как оформить и отразить в бухгалтерском учете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

    Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

    Кому положена компенсация

    Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

    Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

    Документальное оформление

    Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

    Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя?

    При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

    Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

    Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

    Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

    Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

    Читайте так же:  Правила оказания медицинской помощи иностранным гражданам

    Ситуация: может ли директор от имени организации подписать приказ о выплате себе компенсации за использование своего личного автомобиля в производственных целях?

    Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

    Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Это следует из положений статьи 188 Трудового кодекса РФ.

    При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

    • председатель совета директоров (или наблюдательного совета) – от имени акционерного общества (п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ);
    • тот, кто председательствовал на общем собрании участников, где было принято решение о дополнении трудового договора, либо участник общества, который уполномочен решением общего собрания, – от имени ООО или акционерного общества, в котором совет директоров (наблюдательный совет) не создавался или эти полномочия не были ему переданы (п. 1 ст. 40 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 69 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

    Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

    Начисление компенсации

    Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

    Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника:

    • копию технического паспорта автомобиля (свидетельства о регистрации автомобиля);
    • копию доверенности (если сотрудник управляет автомобилем по доверенности).

    Такие выводы следуют из писем Минфина России от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 и от 29 декабря 2006 г. № 03-05-02-04/192, МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419.

    Путевые листы

    Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы?

    По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

    Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

    При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

    Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406, от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6, УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447. Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

    Совет: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения.

    Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

    • подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
    • свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
    • обосновывающие расчет суммы компенсации;
    • подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

    Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

    Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011, Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694, Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

    Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

    Бухучет

    В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

    В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:

    Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44. ) Кредит 73

    – начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля сотрудника).

    Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного автомобиля сотрудника для служебных поездок

    В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.

    Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.

    В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет:
    1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.

    Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Дебет 26 Кредит 73
    – 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.

    Источники


    1. Чашин А. Н. Квалификационный экзамен на адвоката; Дело и сервис — М., 2010. — 544 c.

    2. Майринк, Густав Кабинет восковых фигур / Густав Майринк. — М.: Terra Incognita, 2015. — 304 c.

    3. Теория государства и права. — М.: Астрель, Сова, 2013. — 591 c.
    4. Додонов Большой юридический словарь / Додонов, В.Н. и. — М.: ИНФРА-М, 2013. — 790 c.
    5. Гришаев, П.И. Немецко-русский юридический словарь / П.И. Гришаев, Л.И. Донская, М.И. Марфинская. — М.: РУССО, 2016. — 622 c.
    Порядок использования личного автомобиля в служебных целях
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here