Помощник генерального директора по административным вопросам

Полезная информация по теме: "Помощник генерального директора по административным вопросам". Здесь собрана и обработана имеющаяся информация по теме. Мы постарались приподнести ее в удобном и понятном виде. Если у вас возникнут вопросы, просьба задавать их нашему дежурному консультанту.

Обязанности административного директора, а также права и ответственность должности

Должность административный директор — современная профессия в нашем мире и по своей сути отражает решение вопросов в области административной и хозяйственной деятельности компании. Специфика профессии охватывает все сферы деятельности и от того как организована работа административного директора, зависит практически вся деятельность компании.

Основные понятия, характеризующие административного директора

Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно. Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления. Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.

Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией. Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора. Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.

Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).

Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.

Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора. Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.

Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:

  • активная жизненная позиция, способность к саморазвитию, познанию новых областей знаний
  • ответственность
  • коммуникабельность
  • лидерские позиции
  • устойчивость к стрессам

При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.

Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.

Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора

Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.

Характеристика должности и ее основные положения

Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.

В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.

Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.

В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.

Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.

Функциональная направленность административного директора

  • Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
  • Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.

Правомочия административного директора

Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов. Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности. Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.

Читайте так же:  Служебная проверка в отношении государственного служащего образец

Ответственность административного директора

Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения. Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение. В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.

Право распределять должностные обязанности, и решать какими полномочиями наделить административного руководителя предоставлено директору компании.

После ознакомления с должностной инструкцией, кандидат на позицию административного директора обязан поставить подпись и дату. Согласно ей административный директор обязан неукоснительно исполнять свои обязанности.

Следует отметить, что это типовая модель функциональных обязанностей административного директора, состав которых формируется в соответствии со спецификой конкретной компании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора, должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора, образец должностной инструкции ассистента (помощника) генерального директора

Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора – это, прежде всего, помощь первому лицу компании. Должностная инструкция ассистента (помощника) генерального директора может включать и специфические требования (например, знание двух иностранных языков) и обязанности. В любом случае, образец должностной инструкции ассистента (помощника) генерального директора поможет вам в составлении кадрового документа.

Должностная инструкция ассистента генерального директора
(Должностная инструкция помощника генерального директора)

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Ассистент (помощник) генерального директора относится к категории специалистов.
1.2. Ассистент (помощник) генерального директора назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Ассистент (помощник) генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору компании.
1.4. На время отсутствия ассистента (помощника) генерального директора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность ассистента (помощника) генерального директора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.6. Ассистент (помощник) генерального директора руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора

3. Права ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Работа: АДМИНИСТРАТИВНЫЙ ДИРЕКТОР в Москве, 24 вакансии

  • дате обновления
  • релевантности
  • зарплате: по убыванию
  • зарплате: по возрастанию

• Монтаж систем отопления и водоснабжения на объекте заказчика • Монтаж теплого пола • Монтаж котельного оборудования • Проверка и испытание смонтированных систем

• Опыт работы по монтажу инженерных систем в коттедже • Наличие легкового автомобиля • Наличие необходимого инструмента • Отсутствие судимости

Организация и руководство строительством объектов в Москве и Московской области Входной контроль проектной (рабочей) документации строительства. Приемка и учет законченных строительно-монтажных работ, пусконаладочных и приемочных работ в установленной .

Высшее строительное образование по специальности «Промышленное и гражданское строительство» Опыт работы в сфере строительства внутренних инженерных систем: вентиляция, холодоснабжение (кондиционирование) отопление, водоснабжение, теплоснабжение .

— Постановка целей и задач подчиненным, контроль за их исполнением; — Увеличение обьема продаж компании за счет привлечения новых и развитие действующих клиентов; — Контроль соблюдения персоналом технологий продаж и установленных стандартов; — .

— успешный опыт работы на управленческой/руководящей позиции в сфере оптовых продаж не менее 3-х лет, и личных продаж от 5 лет; — практика ведения переговоров на уровне «первых лиц» и ключевых клиентов; — навыки эффективного управления персоналом, .

• Выполнение поручений по -хозяйственной деятельности компании • Осуществление хозяйственной .

• Опыт работы в соответствующей должности – не менее 5 лет. • Строительное или техническое образование, юридическая грамотность, опыт ведения договорной работы. • Высокая работоспособность, исполнительность, внимательность, .

Охрана труда

I. Общие положения.

1. Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам относится к категории руководителей.

2. На должность заместителя директора по административно-хозяйственным вопросам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в аналогичной должности не менее 2-х лет.

3. Назначение на должность заместителя директора по административно-хозяйственным вопросам и освобождение от нее производится приказом директора организации.

4. Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам должен знать:

  • Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслуживания;
  • Структуру предприятия, учреждения, организации и перспективы ее развития;
  • Порядок ведения табельного учета;
  • Средства связи, вычислительной и организационной техники;
  • Порядок и сроки составления отчетности;
  • Порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
  • Основы экономики, организации труда, производства и управления;
  • Организацию финансово-хозяйственной деятельности учреждения.
  • Административное, трудовое и хозяйственное законодательство.
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты строительных объектов.

5. Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам подчиняется непосредственно руководителю организации.

6. На время отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) заместителя директора по административно-хозяйственным вопросам его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Читайте так же:  Учредитель иностранное юридическое лицо особенности налогообложения

II. Должностные обязанности.

Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам должен:

Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам имеет право:

  • Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им обязанностей и знакомится с проектами документов по вопросам своей деятельности.
  • Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех (отдельных) структурных подразделений организации, при необходимости привлекать к решению возложенных на него задач сотрудников других отделов.
  • Запрашивать лично или по поручению директора организации от руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  • Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
  • В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению, а также вносить предложения по совершенствованию работы организации.
  • Требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении сотрудником его должностных обязанностей и прав.

Заместитель директора по административно-хозяйственным вопросам несет ответственность:

  • За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  • За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  • За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция административного директора

Кратко о должности административного директора

В крупных компаниях с разветвленной системой управления вводится должность административного директора. В его подчинении кроме административно-хозяйственного подразделения могут быть:

В основном административный директор решает вопросы организационного характера. В отдельных случаях на него могут возлагаться вопросы техники безопасности и корпоративной этики, а также трудовой дисциплины сотрудников, если для их решения не создано отдельных подразделений.

Правда, в Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), утвержденном приказом Минтруда № 37 от 21 августа 1998 года, должности административного директора нет. Это означает, что при составлении должностной инструкции для него можно ориентироваться на описание других подобных должностей, включенных в ЕКС, например начальника хозяйственного отдела, начальника канцелярии, начальника архива или администратора.

Однако нужно учесть при этом, что административный директор — это руководитель более высокого уровня, в должностные обязанности которого входит общая организация работы подразделений, и сотрудники на перечисленных должностях могут находиться в его непосредственном подчинении. Таким образом, даже при таком подходе к административному директору выдвигаются более строгие квалификационные требования.

Примерная структура должностной инструкции административного директора

Скачать форму должностной инструкции

При разработке должностной инструкции для административного директора можно воспользоваться структурой, включающей следующие разделы:

  1. Общие положения.
  2. Функции.
  3. Должностные обязанности.
  4. Права.
  5. Ответственность.

Примечание: если должность административного директора вводится в организации, в которой уже разработано множество инструкций для других должностей, то желательно, чтобы инструкция для него совпадала по структуре с уже принятыми.

Общие положения

Первый раздел начинается с полного наименования должности, причем его прописывают так, как оно звучит в штатном расписании (в нашем случае — «административный директор»). Далее идет описание должности, подчиненности, условий приема сотрудника и его увольнения с работы. Административный директор обычно подчиняется непосредственно генеральному директору, в подчинении у него могут быть руководители различных структурных подразделений. Соответственно, принимается на работу этот сотрудник по приказу генерального директора и увольняется также его приказом. В этой же части определяется, кто будет выполнять обязанности административного директора во время его отсутствия.

Далее в разделе идут квалификационные требования, выставляемые к лицу, претендующему на описываемую должность. Тут все зависит от работодателя: поскольку должности в ЕКС нет, каких-либо рекомендаций к требованиям тоже не имеется. Однако в большинстве случаев работодатель хочет видеть на этой должности сотрудника с высшим образованием в сфере управления и опытом работы на руководящих должностях.

Завершает раздел перечень знаний, которыми должен обладать сотрудник (например, основы трудового законодательства, порядок ведения отчетности, порядок ведения табельного учета) и нормативных актов, которыми он должен руководствоваться в своей деятельности (локальные акты компании, правила внутреннего распорядка и др.).

Функции административного директора

Среди функций, которые чаще всего ставятся перед административным директором, можно выделить:

  • контроль за работой подчиненных структурных подразделений;
  • работа с административно-хозяйственной документацией;
  • поиск помещений для размещения офиса и производства;
  • обеспечение работников компании необходимым оборудованием и канцелярскими принадлежностями;
  • подбор персонала для подчиненных структурных подразделений;
  • принятие решений по поощрению сотрудников компании и наложению на них взысканий.

В зависимости от того, какие подразделения подчинены административному директору, его функционал может быть как расширен, так и сужен.

Должностные обязанности административного директора

При приеме на работу любому сотруднику важно четко объяснить, в чем будут заключаться его должностные обязанности, т. к. в трудовом договоре обозначены лишь обобщенные трудовые функции. Второй же раздел должностной инструкции расписывает их более подробно. В частности, здесь может быть сказано, что на административного директора возлагаются следующие обязанности:

  • организация табельного учета;
  • ведение графика отпусков;
  • контроль трудовой дисциплины;
  • доведение до ведома сотрудников распоряжений руководителя компании;
  • контроль за своевременным исполнением сотрудниками поручений руководителя;
  • контакты с контрагентами, партнерами, госорганами, истребование у них документов, участие в решении с ними вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя компании;
  • организация массовых мероприятий для сотрудников компании (поздравление с днем рождения, корпоративные празднования и др.);
  • контроль за обеспечением сохранности имущества;
  • осуществление мер, направленных на предотвращение конфликтов внутри компании;
  • организация уборки помещений и прилегающей территории;
  • организация обеспечения сотрудников канцтоварами и необходимым для работы оборудованием;
  • проведение первичных инструктажей с принятыми на работу сотрудниками (по охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности);
  • оценка вклада сотрудников в работу компании, принятие решения об их поощрении;
  • участие в рассмотрении дел о нарушении трудовой дисциплины, внесение на рассмотрение руководителя компании предложений о наложении дисциплинарных взысканий.

Этот список может быть продолжен, если работодатель решит расширить круг обязанностей административного директора.

Права административного директора

Административному директору нужно предоставить такой круг полномочий, чтобы он мог выполнять свои должностные обязанности. Обычно его наделяют следующими правами:

  • предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций;
  • издавать в пределах своей компетенции распоряжения, обязательные для исполнения всеми сотрудниками компании;
  • вносить на рассмотрения руководителя представлений о наложении дисциплинарных взысканий, увольнении и принятии на работу сотрудников;
  • заключать договоры с поставщиками канцтоваров и оборудования, организовывать банковские операции по оплате выставляемых ими счетов;
  • вести переговоры с арендодателями помещений от имени компании.
Читайте так же:  Ходатайство об объявлении перерыва в арбитражном процессе

Это перечень далеко не исчерпывающий, он может быть расширен при необходимости.

Ответственность административного директора

В этом разделе инструкции обычно говорится, к каким видам ответственности могут привлечь административного директора:

  • за нарушение трудовой дисциплины, неисполнение распоряжений руководителя компании, невыполнение своих должностных обязанностей — к дисциплинарной;
  • за совершение действий (либо бездействие) с признаками административного правонарушения или преступления — к административной или уголовной;
  • за нанесенный вред имуществу компании и ее сотрудников — к материальной в рамках гражданского законодательства.

В заключение осталось сказать, что административный директор, как и любой другой сотрудник, после ознакомления со своей должностной инструкцией должен неуклонно следовать ей. Если его что-то не устраивает или непонятны отдельные пункты, лучше обговорить все с работодателем еще до подписания документа. Этот момент для административного директора очень актуален, так как должность не описана в ЕКС и в каждой компании лишь работодатель решает, что должен делать занимающий ее сотрудник и какие полномочия ему будут предоставлены.

Должностная инструкция начальника административного отдела

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ПАО «Компания»
____________ В.В. Умников

Должностная инструкция
начальника административного отдела

1 Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность начальника административного отдела ОАО «Компания» (далее предприятие).

1.2 На должность начальника административного отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требо-ваний к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по профессии не менее 3 лет.

Видео (кликните для воспроизведения).

1.3 Начальник административного отдела подчиняется заместителю генерального директора по общим вопросам.

1.4 Начальнику административного отдела непосредственно подчиняются:

— референт генерального директора;

— помощник генерального директора;

— специалист по работе с документами;

— инструктор по спорту.

1.5 Назначение, перемещение и освобождение от должности начальника административного отдела осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора.

1.6 В случае временного отсутствия начальника административного отдела его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.

1.7 Начальник административного отдела при исполнении должностных обязанностей руководствуется:

— приказами генерального директора, указаниями, распоряжениями его заместителей;
— инструкцией по делопроизводству и работе архива;
— установленными на предприятии нормами и правилами;
— Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
— настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;
— положением об административном отделе.

2 Должностные обязанности

Начальник административного отдела

2.1 Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.2 Осуществляет контроль исполнения документов и их оформления.

2.3 Организует работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.4 Обеспечивает регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие, убывающих в командировку с предприятия.

[2]

2.5 Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования содержащейся в них информации.

2.6 Разрабатывает и организует проведение мероприятий по улучшению производственной деятельности канцелярии.

2.7 Обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ.

2.8 Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.9 Должен знать соответствующую документацию системы менеджмента качества, необходимую для работы и соблюдать ее требования.

2.10 Повышать свой профессиональный уровень, постоянно улучшать результаты своей профессиональной деятельности.

3 Профессиональные требования

Начальник административного отдела должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;

— единую государственную систему делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— сроки и порядок сдачи дел в архив;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— документы менеджмента качества.

Начальник административного отдела имеет право:

4.1 Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами.

4.2 Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

[3]

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Начальник административного отдела взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений.

6 Ответственность

6.1 Начальник административного отдела несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А. Админов

Должностная инструкция советника генерального директора

Должностная инструкция советника генерального директора представляет собой внутренний документ организации, устанавливающий все нюансы и особенности работы данного специалиста на предприятии. О том, как составить такой документ и какие моменты при этом нужно учесть, пойдет речь ниже.

Трудовое назначение советника генерального директора

Основной трудовой задачей советника гендиректора является консультирование главы компании по определенным вопросам с целью помощи в принятии руководящих решений. Схожие функции могут исполнять заместители, помощники и консультанты гендиректоров.

Конкретный перечень должностных обязанностей и прочих особенностей трудовой деятельности этого сотрудника определяет должностная инструкция советника генерального директора. Данный внутренний документ предприятия каждая компания разрабатывает самостоятельно, исходя из специфики своей работы и запросов, предъявляемых к сотруднику, занимающему должность советника гендиректора.

При этом, несмотря на локальность должностной инструкции и свободу устанавливаемых в ней положений, работодатели в большинстве случаев стараются следовать традиционной структуре документа, принятой обычаями кадрового делопроизводства. Объясняется это тем, что общепринятый вариант позволяет учесть все необходимые моменты и особенности трудовой деятельности сотрудника на предприятии.

Должностная инструкция советника директора

Традиционная форма должностной инструкции предполагает размещение на титульном листе документа или в первых его строках (если документ не имеет титульного листа) информации о дате утверждения инструкции и руководителе, утвердившем ее, с собственноручной подписью руководителя.

Читайте так же:  Сколько дней считается непрерывный стаж после увольнения

Далее структура типовой должностной инструкции советника директора предполагает 3 раздела, описывающие основные моменты, касающиеся его трудовой деятельности:

Требования к кандидату на должность советника гендиректора

Критерии, в соответствии с которыми в штат отбирается кандидат на должность советника генерального директора, в первую очередь включают требования к образованию. В связи с тем, что должность советника директора относится к руководящим и фактически равноценна должностям заместителей или первых заместителей директора, обычно выдвигается условие о наличии высшего образования. Если же говорить о том, какое именно высшее образование требуется кандидату на должность советника гендиректора, то тут возможны варианты.

Должностные инструкции различных предприятий содержат самые разные виды профобразования, необходимого советнику, — от обобщенного (например, гуманитарного) до вполне конкретного (к примеру, математического). Анализ должностных инструкций позволяет сделать вывод, что при определении разновидности высшего образования в качестве требования, устанавливаемого в должностной инструкции для должности советника директора, работодатели исходят из того, по какому именно направлению будет вести работу специалист. То есть если на работу принимается советник по коммерческим вопросам, то естественным будет требование о высшем экономическом или финансовом образовании. Если же необходим советник с какой-либо другой специализацией (к примеру, радиотехнической), соответствующее образование и должно быть установлено в должностной инструкции.

Кроме требований к образованию в критерии отбора кандидата на должность входят также опыт работы и дополнительные профессиональные навыки. Что касается опыта, то требуемая продолжительность трудовой деятельности на руководящей должности для советника директора, как правило, составляет от 3 до 5 лет. К дополнительным же профессиональным навыкам могут быть отнесены:

  • знание иностранного языка;
  • умение работать с определенными компьютерными программами;
  • навыки бизнес-планирования и мн. др.

Основные должностные обязанности и права советника гендиректора

Несмотря на то что каждая организация разрабатывает должностные инструкции самостоятельно и правомочна на свое усмотрение определять тот набор должностных обязанностей, который оптимален именно для нее, обозначить обобщенный перечень должностных обязанностей, присущих советнику генерального директора, вполне возможно.

В большинстве случаев к должностным обязанностям советника гендиректора относятся:

  1. Контроль определенного вида деятельности организации (финансовой, производственной и т. д.).
  2. Анализ показателей деятельности закрепленного за советником гендиректора направления деятельности фирмы.
  3. Участие в разработке мер и мероприятий по оптимизации и повышению эффективности работы предприятия по закрепленному за советником направлению деятельности.
  4. Составление отчетности по результатам деятельности указанного направления работы.
  5. Принятие на себя полномочий генерального директора (полностью или в какой-то части) в его отсутствие.
  6. Контроль за соблюдение сотрудниками трудовой и производственной дисциплины, правил охраны труда, требований техники безопасности.
  7. Информирование коллектива о распоряжениях, приказах и поручениях гендиректора.
  8. Контроль за исполнением сотрудниками распоряжений, приказов и поручений директора.

Должностные права советника гендиректора связаны с его обязанностями и, как правило, призваны обеспечить исполнение трудовых функций, облегчить выполнение и повысить эффективность производительности труда. К основным должностным правам советника можно отнести:

  • право давать указания сотрудникам компании в рамках своей компетенции;
  • право участвовать в обсуждении и разработке приказов, поручений, распоряжений, договоров и другой локальной и внешней документации;
  • право сообщать руководству о выявленных недостатках в деятельности организации;
  • право знакомиться с любой информацией и документами в рамках своей компетенции;
  • право требовать от руководства обеспечения должных условий труда.

Таким образом, должностная инструкция советника гендиректора, как правило, составляется по шаблону, определенному обычаям кадрового делопроизводства. Главное, уделить должное внимание описанию должностных прав и обязанностей сотрудника, перечень которых зависит от специфики деятельности компании и направления, по которому придется трудиться специалисту.

Административный директор: должностные обязанности, функции и требования

Для чего нужна должностная инструкция? Этот важный документ ограничивает функциональные обязанности сотрудника, закрепляет его служебные полномочия, устанавливает обязательные требования к соискателю на вакантное место, знакомит гражданина с его неотъемлемыми (на рабочем месте) правами, полнотой ответственности за действия/бездействие, решения. Сегодня мы познакомим вас с должностной инструкцией административного директора. А именно — с главными положениями данного документа, его стандартной структурой и наполнением. Начнем наш рассказ с общего знакомства с должностью.

О должности

Административный директор — штатная единица, более всего характерная для крупных корпораций с разветвленной системой управления. Чем занимается специалист? Чаще всего это заместитель директора по административно-хозяйственной работе. Однако нередко в сферу его ведения входит и следующее:

  • канцелярия;
  • IT-подразделение;
  • секретариат;
  • архивы и проч.

Сфера деятельности должностного лица

Административный директо, в первую очередь занимается рабочими вопросами организационного характера. В отдельных случаях в сферу его полномочий и обязанностей входит и следующее:

  • Техника безопасности в организации.
  • Корпорационная этика.
  • Вопросы трудовой дисциплины в фирме или на предприятии.

Административный директор — руководитель достаточно высокого уровня. Должностные обязанности данного работника подразумевают, что он полномочен заниматься общим руководством работой подведомственных ему подразделений. А это значит, что их сотрудники находятся в непосредственном подчинении данному должностному лицу. Отсюда прямо следует, что к административным директорам предъявляются достаточно строгие квалификационные требования.

Законодательное регулирование

Как правило, при составлении должностных инструкций специалисты кадровой службы организации руководствуются ЕКС (Единым квалификационным справочником должностей управляющий, специалистов и иных служащих). Акт был утвержден приказом Министерства труда №37 в 1998 году.

[1]

Но административного директора (должностной инструкции работника) в ЕКС нет. Из этого следует, что при составлении документа для этого сотрудника специалист кадровой службы может опираться на акты для схожих должностей:

  • начальника хозподразделения;
  • руководителя канцелярии;
  • главного (старшего) администратора;
  • начальника архивного отдела и проч.

План должностной инструкции

Какого-либо строго определенного лекала здесь не существует. Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:

  • Общие положения.
  • Главные задачи деятельности.
  • Функциональные обязанности специалиста.
  • Права должностного лица.
  • Ответственность работника.

Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.

Общие положения должностной инструкции

Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:

  1. Полное наименование должности. В нашем случае все просто: «административный директор».
  2. Описание должности, предписания по подчиненности. В нашем случае специалист подведомственен генеральному директору. У него в подчинении, в свою очередь, могут быть более мелкие подразделения и их руководители.
  3. Условия приема соискателя на вакантное место, а также условия его увольнения, не противоречащие действующему российскому трудовому законодательству. В нашем случае прием и увольнение происходят по приказу гендиректора организации.
  4. Указание сотрудника, который будет временно исполнять обязанности директора по административно-хозяйственной части в случае отсутствия последнего на рабочем месте.
Читайте так же:  Передача дела об административном правонарушении по подведомственности

Квалификационные требования к претенденту на должность

Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.

Необходимые знания и руководство к деятельности

В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:

  1. Перечень знаний, которыми должно обладать должностное лицо. Это российский Трудовой Кодекс, порядок ведения отчетности (в т.ч. и табельной) и проч.
  2. Перечень нормативных актов, которыми административно-хозяйственный директор должен руководствоваться в своей служебной деятельности. Это российское законодательство, локальные акты и распоряжения организации-работодателя, правила трудового внутреннего распорядка и проч.

Главные функции должностного лица

В данном разделе для директора административного департамента важно указать главные задачи специалиста на рабочем месте. Стандартно это следующее:

  1. Контроль за деятельностью структурных подчиненных ему подразделений организации.
  2. Работа с разнообразной хозяйственной и административной документацией.
  3. Поиск служебных и производственных помещений для деятельности компании.
  4. Обеспечение сотрудников корпорации необходимыми канцелярскими принадлежностями, офисной техникой, мебелью и проч.
  5. Подбор персонала на вакантные места в подведомственных структурных подразделениях.
  6. Принятие ответственных решений по поощрению отличившихся подчиненных работников, наложение взысканий на нарушивших трудовую дисциплину.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1

Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста. Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.

Первая будет выглядеть так:

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2

Теперь представим еще одну версию должностной инструкции. А именно — раздела, представляющего должностные обязанности административного директора компании:

  1. Общее управление административной деятельностью организации.
  2. Организация и реализация работ по документационному обеспечению компании-работодателя. Иными словами, постановка документооборота.
  3. Составление административного бюджета. Контроль растрат, оптимизация расходов.
  4. Управлением административным составом — канцелярией, секретариатом, АХО (административно-хозяйственным отделением).
  5. Участие в подборе персонала непосредственно для административных подразделений.
  6. Контроль за соблюдением предписаний по охране труда, противопожарным правилам, технике безопасности.
  7. Организация деятельности внутренних структур коммуникации — правил взаимодействия отделений, информационной системы, работников и структурных единиц.
  8. Постановка бизнес-процессов и их последующее совершенствование.
  9. Методическое сопровождение деятельности компании: разработка служебных стандартов, регламентов, а также контроль их выполнения.
  10. Управление закупками (оборудования, расходных материалов, канцелярских товаров, офисной мебели и прочее).
  11. Взаимодействие с организациями, партнерами, обеспечивающими деятельность компании-работодателя, проведение тендеров.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 3

И последняя версия должностных обязанностей административного директора:

  1. Контроль за полным и своевременным исполнением управляющей компанией, арендодателем служебных помещений (при актуальности) положений заключенных с ними соглашений. В частности, по обеспечению жизнедеятельности компании.
  2. Планирование, руководство и мониторинг деятельности трудящихся в АХО, а также фирм-подрядчиков, трудящихся на благо компании-работодателя (снабжение водой, питанием, клининг и прочее).
  3. Обеспечение бесперебойного функционирования организации.
  4. Организация ремонта, реставрации, перестройки служебных, производственных помещений (в т. ч. с привлечением подрядчиков). Согласование данных действий с арендодателем, управляющей компанией и проч.
  5. Организация рабочих мест для новых трудящихся.
  6. Обеспечение компании новой мебелью, техникой, оборудованием, расходными материалами.
  7. Поиск и организация тендеров.
  8. Сопровождение договоров с подрядчиками, поставщиками необходимых услуг.
  9. Оплата счетов, финансирование административных проектов.
  10. Документооборот с подрядчиками, партнерами, арендодателем.
  11. Организация перевозки сотрудников, доставки документации.
  12. Организация рабочих мест.

Права специалиста

Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:

  • Возможность предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций.
  • Издавать (в пределах служебной компетенции) распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными сотрудниками.
  • Вносить на рассмотрение вышестоящего руководства предложения о наложении дисциплинарного взыскания, принятии на работу новых сотрудников, освобождении трудящихся от рабочих обязанностей.
  • Заключать договоры с партнерами и контрагентами на закупку необходимого оборудования и материалов. Проведение соответствующих банковских операций.
  • Вести в рамках своих полномочий переговоры от лица всей компании-работодателя.

По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.

Ответственность должностного лица

В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО. Стандартно тут заключено следующее:

  • Дисциплинарная ответственность за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение приказов вышестоящего руководства, а также обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
  • За совершение действий (бездействие), ответственность за которые наступает по КоАП, УК Российской Федерации.
  • За нанесение материального ущерба как компании-работодателю, так и ее сотрудникам. Ответственность наступает по Гражданскому Кодексу РФ.

Видео (кликните для воспроизведения).

Административный директор, как и любой иной сотрудник, должен неукоснительно следовать предписаниям своей должностной инструкции. Перед началом исполнения рабочих обязанностей сотрудник обязательно знакомится с содержанием данного документа, заверяет его своей подписью. Представленная выше должностная инструкция отражает в общем плане все аспекты деятельности заместителя директора по АХО в крупной фирме, на предприятии.

Источники


  1. Общая теория государства и права. Академический курс в 3 томах. Том 2. — Москва: Мир, 2002. — 528 c.

  2. Общество с ограниченной ответственностью. Судебная практика, официальные разъяснения и рекомендации. — М.: Издание Тихомирова М. Ю., 2015. — 128 c.

  3. Прокопович, С.С. Итальянско-русский юридический словарь / С.С. Прокопович. — М.: РУССО, 2017. — 392 c.
  4. Теория государства и права (схемы и комментарии). — Москва: Мир, 2000. — 208 c.
  5. Репин, В.С. Настольная книга нотариуса (теория и практика); М.: Юрилическая литература, 2013. — 288 c.
Помощник генерального директора по административным вопросам
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here