Подлинник электронного документа подписанного эп хранится

Полезная информация по теме: "Подлинник электронного документа подписанного эп хранится". Здесь собрана и обработана имеющаяся информация по теме. Мы постарались приподнести ее в удобном и понятном виде. Если у вас возникнут вопросы, просьба задавать их нашему дежурному консультанту.

Копию электронного документа на бумажном носителе нужно заверить

Организация работает с казначейством в системе электронного документооборота. После поступления выписки из лицевого счета получателя бюджетных средств и главного распорядителя бюджетных средств в системе удаленного финансового документооборота организация распечатывает выписки и приложенные документы (платежные поручения, расходные расписания). Нужно ли руководителю и главному бухгалтеру подписывать распечатанные документы?

Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ). В силу п. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, документ, составленный в электронной форме и подписанный электронной подписью, является равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Так, согласно ч. 6, 8 ст. 9 Закона № 402-ФЗ и п.п. 7, 10 “Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета…”, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), копии на бумажных носителях необходимо формировать:
1) по письменному запросу других участников хозяйственных операций;
2) по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры;
3) если машинные носители, на которых хранятся электронные документы, изымаются в установленном порядке (сами копии включаются в документы бухгалтерского учета).

Кроме перечисленных случаев, государственные (муниципальные) учреждения не обязаны формировать копии электронных первичных (сводных) учетных документов, если в учетной политике учреждения не содержится требований о формировании копий таких документов в целях оптимизации учетных и организационных процедур внутри учреждения. Конкретный порядок создания, хранения и заверения подобных копий должен быть установлен локальным правовым актом госучреждения с соблюдением требований, установленных Законом № 402-ФЗ и Инструкцией № 157н.

Напомним, что согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ организации государственного сектора оформляют первичные документы по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством.

Так, в настоящее время госучреждениями обязательно должны применяться унифицированные формы:
– требования об оформлении которых предусмотрены Приложениями к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н или же Инструкцией № 157н;
– установленные уполномоченными органами на основании отдельных федеральных законов (например, кассовые документы).

Положениями Порядка кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов и порядка осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов РФ и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утвержденных приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 № 8н (далее – Порядок № 8н), предусмотрено, что проведение органами Федерального казначейства кассовых выплат осуществляется на основании платежных документов, представленных клиентом. Формы соответствующих платежных документов, в том числе Заявок на кассовый расход, а также порядок заполнения реквизитов регламентированы Порядком № 8н.

Соответственно, документами, на основании которых осуществляется списание денежных средств с лицевого счета клиента, открытого в органе Федерального казначейства, являются платежные документы, представление которых в целях осуществления кассовых выплат предусмотрено Порядком № 8н.

Первичные и иные бухгалтерские документы оформляются в электронном виде с применением средств электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании Договора (соглашения) об обмене электронными документами, заключенного между участником бюджетного процесса и Федеральным казначейством или органом Федерального казначейства, и требованиями, установленными законодательством Российской Федерации (п. 1.3 Порядка № 8н).

В указанном Договоре (соглашении) предусматривается обязанность по сохранности электронных документов. Порядок хранения электронных документов устанавливается приказом Федерального казначейства (органа Федерального казначейства) (п. 8.7 Порядка № 8н). Ограничений по машинным носителям (серверам), на которых будут храниться электронные документы, на сегодняшний день нет. Иными словами, документы в электронном виде могут храниться как на сервере уполномоченной организации (органа Федерального казначейства), так и на сервере учреждения.

Согласно п. 6 Инструкции № 157н в целях организации и ведения бухгалтерского учета правила документооборота утверждаются актами субъекта учета (например учетной политикой, положением о документообороте).

Соответственно, даже при хранении в электронном виде документов, представляемых в органы Федерального казначейства, в рамках учетной политики учреждения может быть предусмотрен вывод документов на бумажные носители с последующим проставлением на документах подписей руководителя и главного бухгалтера, или же при формировании копии электронного документа на бумажном носителе и заверении подписью ответственного сотрудника организации, изготовившей копию электронного документа на бумажном носителе, следует проставлять отметку “Копия электронного документа” (письмо Минфина России от 03.06.2014 № 02-07-05/26571 “О хранении заявок на кассовый расход”).

В заключение отметим, что отсутствие единообразия в вопросах организации документооборота (без надлежащих обоснований) в учреждении и его подведомственных учреждениях может послужить причиной возникновения претензий со стороны проверяющих органов.

Ответ подготовил: Левина Ольга, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, советник государственной гражданской службы 1 класса
Контроль качества ответа: Миллиард Мария, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Читайте так же:  Плюсы прямых договоров с ресурсоснабжающими организациями

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

25.09.11 | Раздел публикации: Бухгалтерский учёт

Организация планирует внедрить электронный документооборот в части обмена товарными накладными (форма ТОРГ-12), подписанными электронно-цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (далее — ЭЦП). Электронная форма товарной накладной соответствует требованиям, перечисленным в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ. Между организацией и покупателями заключаются соглашения об организации электронного взаимодействия, согласно которым у организации и покупателей имеются совместимые технические средства и возможности для приема и обработки документов с ЭЦП. Исходя из положений п. 1 ст. 1 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Правомерно ли для целей бухгалтерского учета и налога на прибыль учитывать расходы и доходы, первичные учетные документы по которым составлены в электронном виде и подписаны ЭЦП?

Какой существует порядок оформления электронных документов на бумажном носителе в целях их представления по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ? Необходимо ли заверять бумажную копию электронного документа подписью ответственного лица и печатью организации?
———————————————————————————————————
Ответ:

В соответствии со ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Согласно п. п. 1, 2 и 7 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 вышеуказанного Федерального закона.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

В соответствии со ст. 93 Налогового кодекса Российской Федерации в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлен Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/[email protected] «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи» (зарегистрирован в Минюсте России 28.03.2011 N 20303).

Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).

Основание: ПИСЬМО МИНФИНА РФ от 26 августа 2011 г. N 03-03-06/1/521

Вопросы представления электронных документов в суд

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

В российском суде электронные документы в качестве доказательной базы стали использоваться 35 лет назад. Впервые о возможности обращения к их копиям и оригиналам было упомянуто в 1979 году в Инструктивных указаниях Госарбитража СССР . Из Указаний следует: при необходимости предъявить в суд оригинал электронного документа, следует обратиться к его изначальному экземпляру (по тем временам – к компьютеру). Несмотря на то, что сегодня электронные документы прочно вошли в нашу жизнь, вопросы передачи их суду актуальны, как никогда.

Споры в рамках предпринимательской и прочей экономической деятельности рассматриваются в государственных арбитражных судах. Руководствуясь Арбитражн ым кодексом РФ (п. 3 ст. 75) , в суд разрешается представлять документы:

полученные средствами факсимильной, электронной или иной связи, в том числе через Интернет;

подписанные ЭП (электронная подпись).

Прежде чем направлять электронные документы в суд, следует ознакомиться с порядком их представления . При этом есть один нюанс. Несмотря на то, что законодательство позволяет использовать электронные документы в суде и даже устанавливает порядок их представления, сначала следует разобраться, что именно подразумевается под документом в электронном виде – бумажная копия или же электронный оригинал? Исходя из того, какой вариант электронного документа вам нужно подать в суд, процедура его представления будет различаться.

Рисунок – 1. Так выглядит правильное представление в суд электронных документов.

Как подать в суд бумажные документы в электронном виде: пошаговая инструкция

Для начала нужно зарегистрироваться на сайте «Мой арбитр» . Согласитесь, участнику судебного дела гораздо проще отправить в суд электронные документы, нежели по старинке возиться с бумажными. Это значительно ускоряет процесс, ведь ходить никуда не нужно.

Читайте так же:  При подготовке дела к судебному разбирательству ответчик

Следующий шаг – сканирование бумажных оригиналов и сохранение файлов в формате PDF . Предварительно советуем прочитать требования к отсканированным документам, содержащиеся в соответствующем Постановлени и .

Последний шаг – посетить сайт арбитражного су да РФ , заполнить формы и отправить сканы к месту назначения.

Обратите внимание, Порядок подачи документов предполагает ведение работы только на сайте «Мой арбитр» . Прибегнуть к его помощи во время суда будет невозможно.

Помните, на основании АПК РФ (абз. 2 п. 3 ст. 75) у суда есть все основания запросить у вас оригиналы бумажных документов, которые вы использовали в электронных виде.

3 вещи, о которых нужно помнить, представляя электронные документы в суд

1. Суд принимает два вида электронных подлинников

Отличительная черта всех электронных подлинников заключается в том, что они всегда имеют ЭП. Суд их принимает в бумажном либо в электронном виде. Делать выбор в пользу одной из двух разновидностей следует, отталкиваясь от того, каким техническим потенциалом обладает суд.

Если в суде имеется необходимое техническое обеспечение и программные продукты (п. 3 ст. 75 АПК РФ ), смело представляйте электронные оригиналы. Если же в распоряжении суда нет соответствующей техники и ПО, подлинник электронного документа распечатывают и представляют на бумажном носителе, не забывая заверить. Незаверенная копия может спровоцировать отмену судебного решения. Подтверждением данной информации является Постановление ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2.

2. Электронный документ должен быть юридически значимым

Не случайно в начале публикации было упомянуто об истории взаимоотношений суда и электронных документов, корни которых уходят в ХХ век. Дело в том что доказать юридическую силу бумажной копии, имеющей электронный подлинник, можно, принимая во внимание Указ Президиума ВС СССР (далее – Указ). Несмотря на давность данного нормативного акта, он действует и сегодня. В нем оговаривается, как можно доказать подлинность копии, которая не требует удостоверения нотариусом. Делается это с помощью подписи руководителя или замещающего его должностного лица, обладающего необходимыми полномочиями. Также необходима печать организации. Согласно абз. 4 п. 1 Указа в копии также следует указать дату выдачи и отметить, в какой организации хранится оригинал.

Также допускается нотариальное заверение, с которым в суде возникает меньше всего вопросов.

3. Суд принимает как формализованные электронные документы, так и неформализованные

К первым относятся счета-фактуры, при создании и отправке которых были учтены требования Приказа ФНС РФ от 05.03.2012 N ММВ-7-6/[email protected] и Приказа Министерства финансов РФ от 25 апреля 2011 г. N 50н . После того как бывает выставлен электронный счет-фактура, в СЭД создаются служебные документы. Они доказывают факт отправки электронного документа и его получения, плюс фиксируют дату. Весь перечень формализованной документации разрешается прикладывать как в электронном, так и в бумажном виде.

Иначе обстоят дела с неформализованными документами. Законодательством не предусмотрен порядок их обмена, поэтому операторы вольны по-разному доказывать факт обмена. Если вы пользуетесь сервисом Synerdocs , то смогли заметить, что для каждого неформализованного документа здесь формируется квитанция. В ней содержатся данные о лицах, подписавших документ. Также здесь представлена информация о дате, времени, с помощью какого сервиса подписали документ. Квитанцию можно представить в суд в формате .pdf. В какой форме она будет фигурировать в деле – в бумажной или электронной, участник процесса вправе выбирать сам.

Случай из судебной практики: как бумажная копия оказалась недействительной

То, насколько серьезную роль играет подлинность электронного документа, доказывает история, случившаяся в августе 2014 года и в деталях описанная в Российской газете . Некая гражданка РФ по почте получила квитанцию о штрафе, где якобы доказывалась ее вина в нарушении ПДД. Как ни странно, но в квитанции женщина не нашла электронной подписи инспектора ГИБДД, зафиксировавшего нарушение. Это и стало поводом для обращения в суд. Ввиду отсутствия в бумажной копии данных об ЭП Верховный суд РФ признал документ, свидетельствующий о нарушении ПДД, недействительным (Постановление ВС РФ от 05.08.2014 № 67-АД14-5).

Странно, но факт: российское законодательство никоим образом не регулирует вид отметки, удостоверяющей подписание документа электронной подписью. Тем не менее, отметка должна стоять по умолчанию.

Подведем итог

В ходе подготовки данной публикации автор, опираясь на материалы АПК РФ , проанализировал порядок представления в арбитражный суд электронных документов. Выбор изучаемой области был не случаен. Мало кто знает, но специфика работы с различными видами электронных документов в России характерна только для арбитражных судов.

Соответствующие прогрессы наблюдаются в законодательной сфере. Так, в сентябре 2014 года на сайте Министерства юстиции РФ вышла новость о подготовке законопроекта , включающего поправки в процессуальный кодекс, касающихся использования электронных документов в суде.

И не забывайте. Если вам будет необходимо представить в суд электронные документы, будьте готовы, что представители закона потребуют у вас подтвердить факт существования документов, доказать факт их отправки и получения, а также подписания. Требования относятся к сканам и электронным оригиналам. Кстати говоря, подтвердить все вышеописанные факты может сам оператор ЭДО.

Способы представления юридически значимых электронных документов в суд

Обратимся к истории признания электронных документов (далее — ЭД) в качестве письменных доказательств в суде.

История использования электронных документов в судебном процессе датируется 1979 годом. Впервые вопрос определения подлинника и копии электронного документа был рассмотрен в Инструктивных указаниях Госарбитража СССР от 29.06.1979 N И-1-4 «Об использовании в качестве доказательств документов, представленных с помощью электронно-вычислительной техники». Пункт первый Указаний гласит: если для разрешения спора требуется подлинник документа, в суд нужно представить его первый экземпляр. На тот момент речь шла о представлении компьютера, на котором создавался файл.

Спустя более чем 20 лет отношение закона к документам, созданным в электронном виде, значительно изменилось. Так, в 2002 году в Арбитражно-процессуальный кодекс РФ (далее — АПК РФ, ч. 3 ст. 75) была введена норма, устанавливающая, что документы, созданные посредством электронной связи, могут быть представлены в суд в качестве доказательств. В последующие годы и вплоть до сегодняшних дней данная норма претерпевала ряд изменений, но суть оставалась неизменной: электронные документы принимаются арбитражным судом в качестве письменных доказательств.

Читайте так же:  Пояснительная записка для налоговой при встречной проверке

Подача иска в электронном виде

Любое судебное разбирательство начинается с иска. Благодаря тому, что в России в последние годы активно развивается система электронного правосудия, у граждан появилась возможность подать исковое заявление через интернет. И АПК РФ этому не противоречит (ч.1 ст. 125 АПК РФ).

Как подать электронный иск?

  1. Зайдите на официальный сайт арбитражного суда.
  2. Зарегистрируйтесь в Личном кабинете.
  3. Выберите вид искового заявления, которое вас интересует.
  4. Приложите к иску электронные документы, которые вы собираетесь использовать в качестве письменных доказательств. Обратите внимание, все документы должны иметь формат PDF, так как речь идет о скан-копиях бумажных оригиналов (!). Электронные оригиналы, подписанные электронной подписью, вы не сможете загрузить.
Видео (кликните для воспроизведения).

Более подробную информацию о порядке подачи заявлений в арбитражные суды вы можете найти на официальном ресурсе.

Правила представления электронных документов в Арбитражный суд

Итак, Арбитражно-процессуальный кодекс позволяет нам представлять доказательства в двух видах — в виде оригиналов или копий. Правда, с оговоркой: если это копия, то при запросе суда мы обязаны будем предоставить оригинал. Поэтому будьте готовы к тому, что суд может потребовать у вас (на основании абз. 2 п. 3 ст. 75 АПК РФ) оригиналы документов, если те были представлены в виде копий.
А теперь подробнее о том, как представить электронный документ. У вас есть два варианта:

[3]

  1. Вы выгружаете документы из той информационной системы, в которой работаете, или из того сервиса, с помощью которого обмениваетесь со своими контрагентами. Причем выгружаете вместе с файлами электронных подписей (далее — ЭП). После вы записываете их на съемный носитель информации (CD, DVD, флеш-накопитель и др.), приносите в суд на досудебное или уже судебное разбирательство. Также к делу можно приложить скриншоты системы/сервиса и информационные квитанции (об этом позднее).
    Если у арбитражного суда есть техническая возможность просматривать электронные документы —рабочие места судей оборудованы соответствующей техникой (ПК, установленное средство криптографической защиты информации, ПО для просмотра файлов .XML, .PDF, .DOC и др.), вы можете приносить свои письменные доказательства на флешках, дисках и прочих носителях.
  2. Если вы не уверены в техническом потенциале суда, приходите со своей техникой, которая предоставляет доступ к локально сохраненным оригиналам документов. Теоретически это возможно, но велика вероятность, что никто из работников суда в вашей технике разбираться не захочет, и судья, скорее всего, попросит вас распечатать электронные документы, то есть сделать бумажные копии.

Правила представления бумажных копий электронных документов в Арбитражный суд

Интересно, а как с копиями электронных документов? Как правило, под копиями ЭД имеются в виду бумажные копии, иначе говоря распечатки. П редставить копию в суд можно также двумя способами:

1. Вы распечатываете документы прямо из той системы, в которой они были созданы или получены от контрагента, и заверяете собственноручной подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица, проставляете печать организации.

Кстати, при распечатке электронного документа, созданного, например, в сервисе обмена, на бумагу проставляется специальный штамп. Он удостоверяет о том, что ЭД был передан через сервис и подписан электронной подписью. Стоит отметить, что действующее законодательство Российской Федерации пока не предъявляет никаких требований к данной отметке и не диктует правила, как работать с бумажными копиями электронных документов. Однако до сих пор действует Указ Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X, на основании которого можно сделать вывод, что копия любого документа обязательно должна содержать в себе информацию: когда была создана копия и где можно найти оригинал.

Таким образом выглядит распечатанная копия электронного счета-фактуры, выгруженная из сервиса обмена Synerdocs:

2. Второй способ представления бумажных копий электронных документов также сводится к распечатыванию электронных оригиналов. Только помимо собственноручной подписи и печати организации, здесь требуется нотариальное заверение.

Роль Оператора электронного документооборота в суде

Ранее мы уже упомянули о том, что к делу могут быть приложены скриншоты системы/сервиса и информационные квитанции. Настал черед рассказать об этом подробнее.

При работе с документом суд оценивает факт его существования, отправления, получения и подписания. Распространяется это на сканы и на электронные оригиналы. Все эти факты может подтвердить Оператор электронного документооборота (далее — Оператор ЭДО). Каким образом?

На все документы, отправляемые и получаемые через сервис, формируются служебные документы. Они содержат информацию об отправке, о получении, о подписании. Существуют также информационные квитанции, которые формируются на неформализованные документы. Все эти доказательства — служебные документы, информационные квитанции, скриншоты — вы можете представить в суд. Также у вас есть возможность пригласить представителя Оператора ЭДО в качестве независимого специалиста в суд, чтобы тот объяснил технические вопросы и нюансы работы с сервисом и т.д.

[1]

Таким образом, Оператор ЭДО может пригодиться при судебных тяжбах.

В рамках онлайн-семинара Synerdocs «Казнить нельзя помиловать: электронное правосудие» было затронуто множество вопросов, интересующих юристов, нотариусов, предпринимателей. Подробные ответы экспертов опубликованы в отдельном материале.

Читайте также:

Закупки Беларуси: обзор законодательства

Закупки Беларуси — логичное продолжение темы законодательства в странах Евразийского экономического союза. Лаконичные формулировки норм в этой стране являются любопытным вариантом реализации классической теории регулирования конкурентных закупок. Читайте новый обзор от Дмитрия Казанцева, кандидата юридических наук, начальника отдела правовой экспертизы центра электронных торгов B2B-Center.

Как хранить юридически значимые электронные документы?

Переходя на электронный документооборот с контрагентами, организации нужно подумать о том, как в дальнейшем вести архив. На каких носителях хранить документы в электронном виде и как подтвердить их юридическую значимость?

В каком формате и на каких носителях хранить документы

В чем проблема?

Различные бухгалтерские, хозяйственные и кадровые документы организации должны хранить от несколько лет до нескольких десятилетий. Например, бухгалтерские первичные документы придется хранить пять лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности.

Читайте так же:  Сроки экспертизы товара ненадлежащего качества по закону

Электронный документ должен быть доступен для чтения и через несколько лет после создания. Проблема в том, что компьютерная техника и программное обеспечение устаревают, а у редакторов и ридеров появляются новые версии.

Велика вероятность, что документ, который создан несколько лет назад, невозможно будет прочитать из-за отсутствия нужного устройства или программы. Например, сегодня сложно прочитать информацию с 3,5 дюймовой дискеты, хотя 10 лет назад это был распространенный носитель информации.

Хранить документ нужно в формате, в котором он был создан. Если поменять формат, электронная подпись не будет соответствовать документу. Соответственно, доказать его подлинность будет уже невозможно.

Как решить?

Решить эту проблему поможет периодическая перезапись информации с устаревших носителей на более современные. Что касается программного обеспечения, все крупные разработчики при разработке новых версий своих продуктов поддерживают форматы предыдущих версий.

Если обмен велся через сервис оператора ЭДО, то документы будут доступны в любой момент. Крупные операторы бессрочно хранят документы в «облаке» и позволяют просматривать их, выгружать и получать данные о сертификате электронной подписи (ЭЦП), с помощью которого они были подписаны. Нужен только доступ в интернет.

Как подтвердить юридическую значимость документов

В чем проблема?

Электронная подпись используется для определения лица, подписывающего документ, и защищает документа от изменений после подписания. Но сертификат электронной подписи имеет срок действия — максимум 15 месяцев, а подтвердить действительность электронной подписи может потребоваться через несколько лет.

Как решить?

Эту проблему решает сервис метки времени, который предлагают удостоверяющие центры и некоторые информационные системы. К электронной подписи в момент ее создания добавляется дополнительный атрибут — штамп, или метка времени.

Также сервис прикрепляет к подписанному документу список отозванных на этот момент сертификатов. Подписывая список электронной подписью, сервис подтверждает, что подпись является действительной на момент подписания.

Подлинность подписи в этом случае можно будет подтвердить и после окончания срока действия самого сертификата. Электронная подпись с меткой времени называется усовершенствованной. Такая подпись не только упрощает архивное хранение электронных документов, но и является условием для электронного документооборота с информационными системами некоторых государственных служб (например, ГИС ГМП, ФТС) и электронными торговыми площадками (Фабрикант, ТЭК-Торг).

Создание электронной копии не освобождает от обязанности хранить бумажный оригинал

Вопрос от читателя Клерк.Ру Vorlok (г. Москва)

Можно ли оцифровать бумажные документы, подписать их ЭП и хранить в электронном виде?

Оцифровать бумажные документы можно. При этом следует помнить, что это будет всего лишь копия бумажных оригиналов. Подписывать документы электронной подписью, которые были подписаны собственноручной на бумаге, не имеет смысла. В любом случае, хранить следует оригиналы документов, а они были созданы на бумаге.

Таким образом, если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить в течение сроков, установленных законодательством России. Оцифровка бумажных документов упрощает работу с документами внутри компании, позволяет обращаться к ним в любое время.

На практике компании создают такие электронные архивы сканов бумажных оригиналов с целью упростить и ускорить внутренние процессы. При этом хранение оригиналов можно отдать на аутсорс. В этом случае компания экономит на создании бумажного архива на территории своей организации и получает доступ к электронным копиям оригиналов, с которыми удобно и просто работать.

Получить персональную консультацию Карины Кассис в режиме онлайн очень просто — нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.

Юридическая сила электронного документа

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

  • федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
  • федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
  • приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

Формализованные документы

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

  • соответствие формату, утвержденному государством,
  • передача документов в соответствии с регламентом,
  • квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

Неформализованные документы

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.

    Подписать квалифицированной электронной подписью. Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
  • Подписать простой или неквалифицированной электронной подписью.
  • Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

    Как подписать документ электронной подписью?

    Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

    1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
    2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
    3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
    4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
    5. В специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер (например, КриптоАРМ).
    6. В веб-сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись (например, Контур.Крипто).
    Читайте так же:  Расчет размера пени за просрочку исполнения обязательств

    О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.

    Обеспечение долговременного хранения документов с электронной подписью (электронных оригиналов)

    Оригиналы документов в электронном виде постепенно получают все большее распространение. Однако при всех очевидных преимуществах, в течение ближайших нескольких лет организация, использующая электронные оригиналы столкнется с проблемой архивного хранения подобных документов. Эксперты компании ЭОС накопили значительный опыт как в методологическом, так и технологическом обеспечении хранения документов с электронной подписью.

    В чем суть проблемы?

    Срок действия сертификата электронной подписи (ЭП), аналога собственноручной подписи для бумажного документа, составляет 1-3 года. В тоже время срок хранения многих видов документов, установленный законодательством, зачастую превышает 3 года. Например, срок хранения счетов-фактур составляет 4 года.

    Теряет ли документ с недействительным сертификатом юридическую силу?

    В случае с недействительным сертификатом электронной подписи, документ автоматически не теряет юридической силы, однако потребуются доказательства того что на момент подписания сертификат ЭП был действителен, и ЭП была верна.

    Почему бы просто не увеличить срок действия сертификата?

    Срок действия сертификата ЭП определяет удостоверяющий центр, выдавший сертификат. При использовании сертифицированных средств, условия применения средств электронной подписи обязательны к исполнению. В них определены сроки действия ключей, а, следовательно, и сертификатов. Как правило, ограничения срока действия ключей вызвано необходимостью обеспечения криптографической стойкости ключей.

    Как можно обеспечить долговременное хранение документа с электронной подписью?

    Вариант 1. Автоматическое переподписание

    Закон «Об электронной подписи» 63-ФЗ предусматривает возможность автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе. Таким образом, предвидя окончание срока действия сертификата электронной подписи, система хранения может подписать хранимый документ новым сертификатом, подтверждающим, что на момент переподписания, сертификат ЭП был действителен. Таким образом, «срок действительности» электронного документа может быть продлен на три года, потом еще на три года и так далее до истечения сроков хранения. Проводя аналогию с бумажным документом, на документ ставится своего рода штамп «Подпись верна» с подписью ответственного лица. Затем, еще один штамп «Подпись верна», и так далее.

    Вариант 2. Использование квитанций переподписания ( DVCS)

    Сервис DVCS (Data Validation and Certification Server) —служба заверения электронных сообщений доверенной третьей стороной. Результатом обращения к сервису DVCS является квитанция DVC – подписанный электронной подписью документ, содержащий результаты проверки исходного документа и данные о времени выполнения проверки. То есть, квитанции о результатах проверки электронной подписи позволяют делать выводы о действительности электронной подписи.

    Таким образом, при обнаружении документа с «истекающим сроком годности» сертификата ЭП, мы может получить, используя сервис DVCS, квитанцию подтверждающую действительность документа на момент проверки. И обеспечить действительность электронной подписи на документе на срок действия квитанции. При завершении «срока годности» электронной подписи квитанции, мы можем запросить квитанцию, подтверждающую действительность электронной подписи квитанции. И, таким образом, обеспечить действительность документа еще трех лет. Аналогично, до тех пор пока будет сохраняться необходимость в хранении выбранного документа. DVC квитанции о результатах проверки электронной подписи позволяют делать выводы о действительности электронной подписи даже после истечения срока действия сертификата благодаря механизму пролонгации квитанций (выпуска квитанции на квитанцию).

    Для бумажного документа процесс выглядел бы примерно так – к документу прикрепляется отдельный лист, с текстом «документ проверен, подпись верна», затем еще один «документ подтверждающий действительность документа проверен, подпись верна».

    Какой из вариантов правильный?

    Однозначного ответа на этот вопрос на сегодняшний день не существует. К преимуществу использования квитанций DVCS можно отнести большую скорость работы (не требуется вычисление хэш-функций при переподписание). И это довольно существенный аргумент при хранении большого объема документов. С другой стороны, вариант технологического переподписания используется уже достаточно давно. В любом случае, сохраняются определенные риски, связанные с возможностью различных трактовок соответствующих законодательных норм и пока еще сравнительно большим числом прецедентов предоставления электронных оригиналов в судах.

    Как практически организовать хранение электронных оригиналов?

    В ряде проектов на базе системы eDocLib и других наших продуктов реализован и используется механизм автоматического переподписания (вариант 1). Также, совместно с партнерами ЭОС реализуются проекты по применению сервисов DVCS.

    Важно заметить, что применение и архивное хранение электронных оригиналов документов требует не только технологических решений но и подготовки соответствующей нормативной базы.

    Системы eDocLib и «АРХИВНОЕ ДЕЛО» позволяют обеспечить технологическую реализацию долговременного хранения электронных оригиналов.

    [2]

    Эксперты компании ЭОС готовы предоставить более подробную информацию.

    Начальник группы телемаркетинга

    Получите качественную бесплатную консультацию

    Оставить заявку

    Переход на отечественную АИС МФЦ

    Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ

    «Амнистия» по техподдержке

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015

    Источники


    1. Подхолзин, Б.А. Договоры, обязательства, сделки. Юридический комментарий. Судебная практика. Образцы договоров / Б.А. Подхолзин. — М.: Ось-89, 2014. — 350 c.

    2. Старович, Збигнев Судебная сексология / Збигнев Старович. — М.: Юридическая литература, 2016. — 336 c.

    3. Иванов, И.И. Методические рекомендации по обращению в Европейский Суд по правам человека; новая юстиция, 2013. — 288 c.
    4. Дьяченко, Е. Б. Контроль за корпорациями. Доктрина и практика / Е.Б. Дьяченко. — М.: Инфотропик Медиа, 2013. — 142 c.
    5. Марченко, М. Н. Проблемы общей теории государства и права. В 2 томах. Том 2. Право. Учебник / М.Н. Марченко. — М.: Проспект, 2015. — 656 c.
    Подлинник электронного документа подписанного эп хранится
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here